Mehr Effizienz Mehr Gewinn Mehr Komplexität Mehr Mitarbeiter
Vorderen Sie jetzt kostenlos unsere bewährte 6-Schritte-Anleitung für sofort umsetzbare Prozessautomatisierung in Ihrem Unternehmen an.
Einfach erklärt, direkt anwendbar – für mehr Zeit, weniger Kosten und weniger Stress im Alltag.
Firmen zwischen 15 bis 80 Mitarbeiter
Projekte
Vermietung von Baumaschinen
Der Informationen austauschen und die Terminbuchung erfolgt per E-Mail und Telefon. Das nimmt im Durchschnitt 50 Minuten pro Anfrage in Anspruch.
Der Ablauf sollte so automatisiert werden, dass dem Kunden bereits vorab alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen. Zudem sollte der hohe Zeitaufwand für die Terminfindung reduziert werden.
Eine Webseite, wo der Kunde bereits alle Informationen findet. Zudem kann der Besucher alle freien Buchungstage sehen und anschließend online reservieren. Um den Prozess noch weiter zu optimieren, kann die Zahlung bereits bei der Buchung durchgeführt werden, wodurch anschließend automatisch eine Rechnung erstellt und an den Kunden gesendet wird.
Dienstleister
Die manuelle Bearbeitung von Kundenanfragen und die fehlende Integration von Vertriebs- und Produktionsprozessen führten zu Verzögerungen und erhöhtem Verwaltungsaufwand. Die Nachverfolgung von Leads war ineffizient, und es fehlte eine zentrale Plattform für das Kundenmanagement.
Durch die Digitalisierung und Automatisierung der Prozesse sollte die gesamte Kundenreise – von der ersten Anfrage bis zur Auftragsabwicklung – optimiert werden. Die Implementierung eines CRM-Systems sollte Transparenz schaffen, den Vertrieb effizienter gestalten und die interne Kommunikation verbessern.
Mit HubSpot wurde ein zentrales CRM-System integriert, das Anfragen automatisch erfasst und Vertriebsprozesse optimiert. Workflows automatisieren die Angebotserstellung, und die interne Kommunikation wurde durch klare Prozesse verbessert. Dadurch konnten Zeit und Kosten eingespart und die Kundenzufriedenheit deutlich gesteigert werden.
Immobilienverwaltung
Über 25 Personen, die auf Wohnungssuche sind, kommen täglich unangemeldet in das Büro, um sich auf eine Wohnung zu bewerben. Um diese Anzahl zu bewältigen, reicht das Personal nicht aus. Ein Teil davon haben auch nicht ausreichende Deutsch- oder Englischkenntnisse.
Es soll nicht mehr nötig sein, in das Büro zu kommen, um Anträge zu stellen und die Daten auszufüllen.
Die Wohnungssuchenden können Anleitungen und Formulare von der Webseite herunterladen und diese direkt digital ausfüllen. Anschließen können diese mit einem Button übermittelt werden. Die Mitarbeiter können jetzt bereits nach wichtigen Kreieren automatisiert Online-ausfiltern. Zudem fällt der Ansturm weg, weil diese auf das digitale Formular verwiesen werden.
Unsere Lösungen
Programme
Automatische Lead-Zuweisung
Mitarbeiter öffnet jede Rechnung manuell, tippt Daten in ein ERP-System, ordnet den Beleg ab, leitet ihn intern weiter → ca. 12 Minuten pro Rechnung
Rechnung kommt per E-Mail → wird automatisch ausgelesen, geprüft und vorkontiert → direkte Übergabe ins System + digitale Freigabe
Bei 3.000 Rechnungen/Jahr → ca. 500 Stunden ≙ 15.000 € (bei 30 €/h)
Automatisierte Rechnungsstellung
Vertrieb erstellt jedes Angebot manuell in Word, holt Produktinfos, rechnet Preise aus, verschickt Mail, trägt Reminder für Follow-up ein → 45 Minuten pro Vorgang
Angebotsprozess ist automatisiert: Produktauswahl, Preise, Texte sind vordefiniert → Versand per Klick + automatisches Follow-up nach 3 Tagen → 10 Minuten pro Vorgang
Bei 500 Angeboten/Jahr → ca. 290 Stunden ≙ 8.700 €
Automatische E-Mail-Kampagnen
Kunden rufen an oder schreiben E-Mails wegen: "Wo ist meine Lieferung?", "Wie ist der Status meines Auftrags?", "Kann ich das umtauschen?"
Kunden nutzen ein Self-Service-Portal, sehen Status, Rechnungen, Rücksendungen & Infos direkt → 0 Minuten interner Aufwand
Bei 3.000 Anfragen/Jahr → 250 Stunden ≙ 7.500 €
Vergleich
eigene Digitalisierung
mit Brandfaden
Entwicklung der Prozesse
Im ersten Schritt analysieren wir Ihre aktuellen Prozesse und führen eine Rentabilitätsrechnung durch.
Wir zeigen auf, welche Abläufe sich wie digitalisieren lassen.
Nach einer finalen Abstimmung setzten wir die Prozesse auf und führen Tests durch, damit wir Ihnen am Ende einen fehlerlosen Ablauf an Sie übergeben können.
Damit Sie den maximalen Mehrwert aus der Digitalisierung holen, bekommen Sie und Ihre Mitarbeiter angefertigte Schulungsvideos. Zudem bekommen Sie eine persönliche Einführung bei Ihnen vor Ort.
Kostenlose Beratung
In unserem kostenlosen Erstgespräch finden wir heraus, ob Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen bei Ihnen gewinnbringend ist.
Zudem gehen wir auf Ihre aktuelle Situation ein und entwickeln einen Plan mit Prozessen, die Sie selbst oder gemeinsam mit uns umsetzen können.
fabian.stelzer@brandfaden.com
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