Digitalisierung
Vorteil
Automatisiertes Aufgabenmanagement
Ein Team mit 20 Personen verbringt wöchentlich 1 Stunde mit manuellem Aufgabenabgleich (80 Stunden pro Monat).
Automatisierung spart 50 % der Zeit, also 40 Stunden.
1.600 € monatlich oder 19.200 € jährlich.
Automatisierung Projektmanagement
Beim Anlegen eines neuen Projekts werden in Tools wie Trello, Asana oder Monday automatisch vordefinierte Boards, Aufgabenlisten und Checklisten erzeugt (z.B. via Zapier oder Make).
Alle Projektinformationen (z.B. Deadlines, Aufgabenstatus, Budget) werden per Integration in einem BI-Tool wie Google Data Studio oder Power BI zusammengeführt.
Mit Tools wie Calendly oder Doodle wird die Terminabstimmung für Kickoff- oder Abstimmungsmeetings automatisiert in Kalender eingetragen und mit Erinnerungen versehen.
Bei Projektstart legt ein Workflow (z.B. in Make) automatisch Meilensteine fest, basierend auf Projekttyp und Laufzeit.
KI-basierte Empfehlung passender Checklisten (z.B. via CustomGPT), sobald ein neues Projekt gestartet wird (z.B. “Kreativprojekt” vs. “Beratungsprojekt”).
Anlage eines Kanban-Boards in Jira oder Trello, sobald in Slack oder Microsoft Teams ein neuer Projektchannel erstellt wird.
Verbindung von Asana/Jira mit Tools wie Confluence/Notion, damit Roadmaps bei Änderungen automatisch aktualisiert werden.
CustomGPT analysiert Projektdaten und schlägt das am besten geeignete Projektmanagement-Template (Scrum, Kanban, klassisch) vor.
Per Zapier wird beim Projektstart eine E-Mail mit allen relevanten Infos, To-dos und Ressourcen an das Team versendet.
E-Mails und Dokumente werden per KI zusammengefasst, um ein standardisiertes Projekt-Briefing-Dokument zu generieren.
Automatisierung Projektmanagement
Beim Anlegen eines Projekts oder Meilensteins erzeugen Zapier-Flows sofort vordefinierte Aufgaben in Trello, Asana oder Monday.
Wiederholende Tasks (z.B. wöchentliches Reporting) werden zeitgesteuert automatisch neu erstellt (z.B. via Make).
CustomGPT (eigene KI-Chatbots) analysiert offene Tasks und schlägt Prioritäten vor, basierend auf Deadline, Aufwand und Projektzielen.
Neue E-Mails mit bestimmten Schlagwörtern (“Aufgabe”, “dringend”) erstellen automatisch Aufgaben in deinem PM-Tool.
Schließt jemand eine Aufgabe ab, aktualisiert ein Webhook den Status in allen verbundenen Tools (z.B. Slack-Bot informiert das Team).
Ändert sich der Aufgabenstatus (z.B. von “In Bearbeitung” zu “Review”), wird direkt der nächste Verantwortliche zugewiesen und benachrichtigt.
Einzelne Prozessschritte werden als Unterschritte oder Checklistenpunkte automatisch angelegt, wenn eine Hauptaufgabe startet.
Überschreitet eine Aufgabe eine bestimmte Bearbeitungszeit, wird automatisch eine Warnung in Slack oder per E-Mail versendet.
Erreicht eine Aufgabe den Status “Abgeschlossen”, sendet das System automatisch eine entsprechende Benachrichtigung an Kunden oder Stakeholder.
Erledigte Aufgaben werden nach definierten Zeiträumen automatisch archiviert, um das Board übersichtlich zu halten.
Automatisierung Projektmanagement
Bei Erstellung eines neuen Projekts legt Zapier einen zugehörigen Channel in Slack oder Microsoft Teams an.
Tools wie Make informieren das Team in Slack/Microsoft Teams, sobald wichtige Änderungen (z.B. Deadlineverschiebungen) eintreten.
KI erstellt auf Basis offener Aufgaben und Statusupdates automatische Agenden für regelmäßige Projektmeetings.
Ein automatisierter Feed (z.B. in Slack) fasst neu angelegte Tasks, Meilensteine und Dokumente zusammen.
Kurze Umfragen (z.B. via Typeform) werden automatisch in den Projekt-Chat gepostet und ausgewertet.
Tägliche Benachrichtigungen in Slack oder Teams fordern das Team auf, ihren aktuellen Status zu teilen.
Aufgezeichnete Meetings (z.B. via Zoom) werden transkribiert und als Protokoll an alle Teilnehmenden versendet.
Änderungen in Google Drive, Dropbox oder OneDrive werden automatisch in Slack/Teams gemeldet und aktualisiert.
Automatisierung Projektmanagement
Bei Eintragung von Abwesenheiten werden Kapazitäten in Asana oder Monday automatisch angepasst.
Beim Projektstart wird in einem Kalender (z.B. Outlook/Google Calendar) automatisch passende Hardware/Software-Bedarf reserviert.
Tools wie Make kombinieren Stundensätze und geschätzte Aufwände aus PM-Tool und geben eine automatische Kostenvorschau aus.
Ein zentrales Dashboard zeigt in Echtzeit, wie viele Aufgaben pro Person laufen und ob Engpässe drohen.
Überschreitet ein Mitarbeiter eine gewisse Anzahl paralleler Tasks, erhält das Management eine Benachrichtigung.
Alle Teamkalender werden in einer Übersicht zusammengeführt, um schnell freie Kapazitäten zu identifizieren.
Engagiert man Freelancer, werden diese automatisch ins Projekt eingeschleust, inklusive Zugriff auf relevante Tools und Ordner.
Ist das Team überlastet, wandern neue Aufgaben in eine Warteschlange; wird Kapazität frei, erfolgen Benachrichtigungen.
Automatisierung Projektmanagement
Sobald jemand eine Aufgabe als “In Bearbeitung” markiert, starten Tools wie Toggl oder Clockify automatisch das Tracking.
Kalendertermine (z.B. Meetings) werden automatisch als Zeiteinträge im Zeiterfassungstool verbucht.
Wenn für Aufgaben keine Zeiterfassung hinterlegt ist, verschickt das System Erinnerungen per Slack/E-Mail.
Das System schlägt Alarm, sobald ein Großteil des Zeitbudgets eines Projekts aufgebraucht ist.
Übersteigt der Zeitaufwand eine definierte Schwelle, kann das Tool Deadlines anpassen und das Team informieren.
Erfasst Arbeitszeiten außerhalb regulärer Arbeitsstunden automatisch und kennzeichnet sie als Überstunden.
Wöchentliche/monatliche Reports mit summierten Arbeitsstunden und Soll-Ist-Vergleichen versendet das System automatisch.
Erkennt das System eine längere Inaktivität, schlägt es vor, Aufgaben neu zu verteilen oder Ressourcen anders zu nutzen.
Automatisierung Projektmanagement
Bei bestimmten Aufgaben (z.B. Code Review, Dokumentenprüfung) werden standardisierte Prüflisten angehängt.
Meldet ein Monitoring-Tool (z.B. Sentry) einen Fehler, wird automatisch ein Task im Projektmanagement (z.B. Jira) erstellt.
Aktualisierte Dokumente werden versioniert und Änderungen an das Team gemeldet (z.B. per Slack-Bot).
KI (z.B. CustomGPT) analysiert eingehende Projektänderungen und weist auf potenzielle Risiken hin.
Nach erfolgreicher Qualitätsprüfung bekommt der Projektleiter automatisch eine Freigabeaufforderung.
Überschreiten Probleme eine kritische Priorität, eskaliert das System automatisch an höhere Managementebenen.
Alle Änderungen, Kommentare und Freigaben werden automatisiert protokolliert und archiviert.
Regelmäßige Auswertungen zu Fehlerquoten, Abweichungen und Testabdeckungen landen automatisiert im Management-Postfach.
Automatisierung Projektmanagement
Neue Projekte lösen das Anlegen standardisierter Ordnerhierarchien in Google Drive, Dropbox oder OneDrive aus.
Beim Upload einer neuen Datei wird automatisch eine fortlaufende Version erstellt und im PM-Tool verlinkt.
Eingehende Dokumente werden automatisch in PDF umgewandelt und in einem definierten Ordner abgelegt.
KI-gestützte Verschlagwortung aller neuen Dateien, sodass sie schnell auffindbar sind.
Neue Projektmitglieder erhalten entsprechend ihrer Rolle Lese- oder Schreibrechte auf relevante Ordner.
Ein “Master-Template”-Ordner aktualisiert sich automatisiert in allen Projekten, sobald eine Hauptvorlage verändert wird.
PDFs (z.B. mit Kundenanforderungen) werden automatisiert ausgewertet (CustomGPT) und relevante Infos als Aufgabe im Projektmanagement-Tool erstellt.
Verschiebt jemand ein Dokument in den “Review”-Ordner, erhalten vordefinierte Reviewer eine Freigabeaufforderung.
Nach Projektabschluss werden alle Dokumente in ein Archiv verschoben, während Lese-/Schreibrechte eingeschränkt werden.
Jede Änderung an zentralen Dokumenten wird protokolliert und per Benachrichtigung an das Team kommuniziert.
Automatisierung Projektmanagement
Wöchentliche oder monatliche Statusberichte generieren sich aus Datenquellen wie Asana, Trello oder Zeiterfassungstools.
Wichtigste Kennzahlen (Fertigstellungsgrad, Budget, Risiken) werden automatisch in Google Data Studio, Power BI oder Tableau aktualisiert.
Für Agile-Teams visualisiert ein Workflow täglich den Fortschritt (offene vs. erledigte Aufgaben).
Verknüpfung von Zeiterfassungs- und Abrechnungsdaten, um Margen und Stundensätze automatisch zu kalkulieren.
Übersicht über die Verteilung der Arbeitszeiten aller Teammitglieder, automatisiert erstellt und versendet.
Überschreiten bestimmte KPIs (z.B. verzögerte Deadlines) einen Grenzwert, wird ein Warnreport generiert.
Tägliche Zusammenfassung neuer, erledigter und überfälliger Tasks, um Trends zu erkennen.
Ein automatischer Vergleich laufender Projekte, um Fortschritt, Budget und Ressourcenbedarf zu benchmarken.
Aufbereitete Management-Summarys, die nur relevante Kennzahlen für die Geschäftsleitung enthalten.
Automatisierung Projektmanagement
Ein Task wechselt erst in den nächsten Status, wenn zuständige Personen ihre Freigabe im PM-Tool erteilen.
Mehrstufige Freigaben (z.B. Teamleiter -> Bereichsleiter -> Kunde) werden in Reihenfolge automatisiert angestoßen.
Arbeitsergebnisse werden automatisch per E-Mail oder Kundenportal präsentiert und eine Rückmeldung eingefordert.
Ändert sich ein relevantes Dokument, startet das System einen Review-Prozess und informiert definierte Stakeholder.
Erfolgt innerhalb eines definierten Zeitraums keine Freigabe, wird eine Benachrichtigung an die nächsthöhere Instanz gesendet.
Kundenfeedback (z.B. aus Umfragen) wird automatisiert als Task mit Änderungsvorschlägen im Projektmanagement-Tool angelegt.
Upload eines neuen Prototyps (z.B. Grafikdesign) erzeugt eine Kommentar- und Freigabefunktion für Kunden/Beteiligte.
Wird eine Freigabe abgelehnt, erstellt das System einen Wiedervorlagentermin nach Korrektur.
Der Kunde kann im Portal den aktuellen Freigabe-Stand einsehen, der sich mit dem Projektmanagement-Tool synchronisiert.
Sämtliche Freigaben werden mit Zeitstempel und Verantwortlichen dokumentiert und im Tool archiviert.
Automatisierung Projektmanagement
Wird das Projekt auf “Abgeschlossen” gesetzt, erzeugt das System automatisch To-do-Listen für finale Schritte (Dokumentation, Abrechnung, Archivierung).
Das System versendet automatisch Umfragen (z.B. via Typeform) an den Kunden, um die Projektzufriedenheit zu messen.
Automatische Einladung aller Stakeholder zu einem Wrap-up-Meeting, inklusive der wichtigsten Projektdaten.
CustomGPT extrahiert Kernpunkte und Probleme aus Chatverläufen und Dokumentationen und speist sie in eine Wissensdatenbank ein.
Gegenüberstellung von geplantem und tatsächlichem Budget/Zeitaufwand, automatisiert in einem Abschlussreport.
Bei positiven Projektkennzahlen generiert das System ein internes Case-Study-Dokument oder eine Vorlage für Marketing.
Automatisierte Erstellung und Versand von Teilnahme- oder Erfolgszertifikaten an Projektmitglieder oder externe Partner.
Kunden erhalten eine finale “Abnahme-E-Mail”; nach Bestätigung wird das Projekt formell geschlossen.
Slack/Teams-Kanäle werden nach Projektende automatisiert archiviert und in einer Ablage gespeichert.
KI analysiert Projektdaten und schlägt Diskussionspunkte für eine Retrospektive vor, die das Team in einer Nachbesprechung diskutieren kann.
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