Digitalisierung

Automatisierung im Backoffice

Automatisierte Datenverarbeitung

Schnellere Kommunikation

Wachstum ohne Mehraufwand

Vorteil

Beispiel einer Automatisierung

Automatisierte Rechnungsstellung

Vorher

Bei 300 Rechnungen pro Monat benötigt ein Mitarbeiter 15 Minuten pro Rechnung (75 Stunden).

Nachher

Automatisierung reduziert den Aufwand auf 2 Minuten pro Rechnung (10 Stunden).

Ersparnis

2.600 € monatlich oder 31.200 € jährlich.

Automatisierung Backoffice

Rechnungsstellung und Zahlung

Automatische Rechnungsstellung

Erstellung und Versand von Rechnungen nach Projektabschluss oder in regelmäßigen Abständen.

Rechnungskorrekturen

Automatische Erstellung von Storno- oder Korrekturrechnungen bei Fehlern.

Abonnementverwaltung

Automatische Generierung und Versand von wiederkehrenden Rechnungen für Abos.

Zahlungseingangsabgleich

Automatische Verknüpfung von Zahlungseingängen aus dem Bankkonto mit offenen Rechnungen.

Zahlungserinnerungen

Automatisierter Versand von Mahnungen bei überfälligen Rechnungen.

Rabattregelung

Automatische Anwendung von Frühzahlerrabatten oder Konditionen.

Mehrwertsteuerberechnung

Automatische Berechnung und Integration von nationaler und internationaler Mehrwertsteuer.

Automatisierung Backoffice

Buchhaltung

Automatischer Export

Automatische Übertragung von Rechnungs- und Zahlungsdaten an Buchhaltungssysteme (z. B. DATEV, QuickBooks).

Kontoauszugsabgleich

Automatische Synchronisierung von Bankkonten mit Buchhaltungssoftware.

Erfassung von Belegen

Automatische Digitalisierung und Zuordnung von Quittungen und Rechnungen per OCR (z. B. mit Dext oder Spendesk).

Spesenmanagement

Automatische Erfassung und Verarbeitung von Spesenabrechnungen durch Mitarbeiter.

Kontenüberwachung

Automatische Benachrichtigungen bei Unregelmäßigkeiten (z. B. niedrige Kontostände oder unklare Buchungen).

Buchungsautomatisierung

Automatisches Zuordnen von Transaktionen zu den richtigen Konten.

Automatisierung Backoffice

Controlling und Reporting

Cashflow-Überwachung

Automatische Erstellung von Cashflow-Übersichten und Prognosen.

Budgetkontrolle

Automatische Benachrichtigung bei Überschreitungen von Budgetlimits.

Projektkostenanalyse

Automatische Auswertung von projektbezogenen Kosten und Erträgen.

Umsatzberichte

Automatisierte Generierung und Versand von wöchentlichen oder monatlichen Umsatzberichten.

Steuer-Reports

Automatische Erstellung von Umsatzsteuer-Voranmeldungen oder anderen Steuerberichten.

Gewinn- und Verlustrechnung

Automatische Berechnung und Visualisierung in Dashboards.

Forecasting

Automatisierte Prognose zukünftiger Einnahmen und Ausgaben basierend auf bisherigen Daten.

Automatisierung Backoffice

Steuerangelegenheiten

Umsatzsteuer

Automatische Erfassung, Berechnung und Übermittlung der Umsatzsteuerdaten an das Finanzamt.

Steuerliche Abschreibungen

Automatische Erkennung und Verarbeitung von Anlagegütern für Abschreibungen.

Belegsammlung

Automatische Organisation und Zuordnung steuerrelevanter Dokumente in vorbereiteter Form für den Steuerberater.

Elektronische Steuerübertragung

Direkte Übertragung relevanter Daten an Steuerportale oder den Steuerberater.

Automatisierung Backoffice

Dokumentenmanagement

Dokumentenspeicherung

Automatische Ablage von Rechnungen, Verträgen und Belegen in einer Cloud-Lösung nach definierten Kategorien.

Versionierung

Automatische Speicherung von Dokumentenversionen bei Änderungen.

OCR-Digitalisierung

Automatische Texterkennung und Speicherung von eingescannten Papierbelegen.

Vertragsmanagement

Automatisierte Nachverfolgung von Vertragsfristen und Kündigungsterminen.

Archivierung

Automatische Einhaltung gesetzlicher Vorgaben für die Aufbewahrung von Dokumenten.

Sichere Freigaben

Automatische Workflows für Dokumentenfreigaben oder -signaturen (z. B. DocuSign, Adobe Sign).

Automatisierung Backoffice

Zahlungsabwicklung und Liquiditätsmanagement

Daueraufträge

Automatische Einrichtung und Verwaltung von regelmäßigen Zahlungen.

Kreditorenbuchhaltung

Automatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen und Zahlungsfreigaben.

Lastschriftverfahren

Automatisches Einrichten und Verarbeiten von SEPA-Lastschriften.

Wechselkursüberwachung

Automatische Benachrichtigungen bei günstigen Wechselkursen für internationale Zahlungen.

Liquiditätswarnungen

Automatische Benachrichtigung bei drohenden Liquiditätsengpässen.

Automatisierung Backoffice

Compliance und Audit

Audit-Trail

Automatische Protokollierung aller Änderungen in Finanz- und Buchhaltungsdaten.

Revisionssicherheit

Automatisierte Sicherstellung, dass Daten den gesetzlichen Standards entsprechen.

Risikomanagement

Automatische Analyse von Zahlungsausfällen oder Kreditrisiken.

Datenzugriffsmanagement

Automatisierte Vergabe und Überprüfung von Zugriffsrechten auf Finanzdaten.

Externe Prüfungen

Automatische Zusammenstellung von Unterlagen für Steuerprüfungen oder externe Audits.

Automatisierung Backoffice

Automatisierte Workflows für Freigaben

Rechnungsfreigabe

Automatische Benachrichtigungen und Genehmigungsprozesse für Eingangs- und Ausgangsrechnungen.

Budgetfreigaben

Automatisierte Workflows zur Genehmigung von Budgetanpassungen.

Zahlungsfreigaben

Automatisierter Prozess für die Freigabe von Zahlungen durch Verantwortliche.

Gängige Tools

easybill

Verwaltung von Facebook und Instagram an einem Ort.

getmyinvoices

KI Unterstützung rund um das Thema Vermarktung

ChatGPT

CRM für den Abschluss von Deals

Kontakt aufnehmen

Beratungsgespräch vereinbaren